Ser buen portavoz en tiempos convulsos

Pese a la extrañeza común de las primeras veces, nos hemos habituado en un tiempo récord a las vídeo-entrevistas, las teleconferencias de prensa, las grabaciones caseras e incluso a las tertulias radiofónicas realizadas desde un vestidor (es uno de los lugares con mejor acústica de la casa). El estado de alarma y el confinamiento han hecho que, casi a la velocidad de la luz, lo que era un recurso in extremis se haya convertido en norma. Adaptarse o morir, que dicen.

En este contexto, además de analizar muy bien qué y cómo se comunica, hay que poner especial énfasis en quién lo va a trasladar a la opinión pública ¿Puede cualquier persona asumir una portavocía? Sin duda, la respuesta es no. A diario, asistimos a lapsus, errores o  imprecisiones –cuando no incluso a la difusión de fake news– que demuestran que un buen portavoz no nace, sino que se hace y, a ser posible, se forma y prepara para comparecer ante los medios.

Para ayudar en esta exigente tarea, cuya maestría requiere de horas de preparación y simulación, hemos elaborado una guía exprés (se puede descargar completa aquí) con los principios básicos para convertirse en la persona que mejor transmita y difunda el mensaje y los valores de tu compañía.

• Inspira y expira: es una obviedad, pero si no estás acostumbrado a enfrentarte a los medios, los nervios pueden jugarte una mala pasada. Unos minutos de respiración pausada, un poco de agua y, en caso de que sea una vídeo-entrevista, una breve comprobación de que la conexión wifi funciona, te ahorrarán disgustos.

• Ten en cuenta que todo comunica, tanto lo que dices como lo que callas: también los gestos pueden apoyar el mensaje o, por el contrario, desmontarlo. Cuida tu lenguaje gestual, pero mantén la naturalidad.

• Prepara los mensajes clave: para ser claro y conciso, algo fundamental en cualquier portavocía, hay que trasladar la información sin rodeos ni circunloquios. El objetivo es que todos te puedan entender. Si te cuesta sintetizar una idea, escríbela en un papel tantas veces como sea necesaria hasta que sea fácilmente entendible. Buscar metáforas o símiles también ayuda.

• Intenta conocer al medio y/o periodista: saber quién es el periodista que te va a entrevistar, cuál es el tono que suele utilizar (neutro, agresivo, adulador, etc.) y el medio en que trabaja ayuda a estar preparado. También es recomendable conocer la temática en torno a la cual girará la conversación, ya que eso te permitirá tener ejemplos o datos que apoyen tus afirmaciones.

• No te fíes de los ‘off the record’: no hay que bajar la guardia porque no siempre se respetan. El periodista puede tener una excelente relación contigo o tu empresa, pero siempre está trabajando. No digas nada que no quieres que sea público.

• Ante la duda o el desconocimiento, remite a tu equipo o a una respuesta posterior, pero ni inventes ni mientas: nadie espera que lo sepas todo; si te surgen dudas, es más prudente decir que en ese momento no tienes el dato pero que se lo harás llegar en cuanto puedas.