COMUNICACIÓN

23 de marzo de 2020

Comunicación y tecnología: el binomio perfecto para superar la cuarentena con éxito

La crisis del coronavirus está poniendo a prueba el límite de hasta dónde pueden llegar las empresas. Una estrategia de comunicación interna y un buen uso de la tecnología son esenciales en este escenario.

Escrito por: Sandra Castillo

Ahora que nuestra sociedad se ha quedado en jaque mate, ahora que las empresas han tenido que reorganizar sus estructuras de trabajo a contrarreloj, ahora es momento de pensar sobre cómo llevar, y afrontar esta situación excepcional con el mayor éxito posible. Un escenario que no se ejecutará de forma eficiente si no es con una estrategia de comunicación clara y precisa, apoyándose en todos los medios tecnológicos al alcance.

Nos encontramos bombardeados de información, pero también de mucha desinformación, que puede generarnos confusión, desánimo, o incluso ansiedad. Realizar una comunicación eficiente, clara y objetiva debe ser parte de nuestro día a día. En las próximas semanas es clave que las empresas mantengan sus canales de comunicación más activos que nunca, fomenten la interactividad entre equipos y, sobre todo, logren una fuerte empatía con cada una de las personas del equipo.

En cuestión de días se ha tenido que hacer frente a dos escenarios de comunicación, las empresas se han visto obligadas a comunicar de forma eficiente qué era el coronavirus, cómo afecta a los empleados y al ritmo de trabajo, cuáles iban a ser las medidas de prevención, por qué se hacían, y la parte más fundamental, entender todo tipo de situaciones personales.

Ante este panorama, los canales más utilizados fueron las reuniones de grupo, emails personales de directivo a equipos o newsletters.

Pero, llegó la cuarentena, e impulsó el teletrabajo. En este segundo escenario de comunicación, los equipos han de estar conectados de forma online y ahora es necesario aplicar todas las soluciones que la tecnología ofrece, como puede ser la comunicación virtual interna, meetings, Social Summit, streamings, etc. Por supuesto, en este momento es muy importante prestar atención a un elemento fundamental, la ciberseguridad, otro de los términos que mayor fuerza ha cogido estos últimos días dado que es necesario utilizar herramientas que aseguren que cualquier movimiento esté a salvo de hackers.

Para mantener la comunicación más eficiente y segura, os dejamos cinco  herramientas online que necesitarás durante esta cuarentena con el objetivo de no perder nada de información, ni un gramo de productividad y, por supuesto, para que tampoco renuncies a abrazar el éxito.

Slack. Esta herramienta permite que todos los miembros de una empresa colaboren y mantengan la comunicación mediante la creación de conversaciones en grupos. Puede servir para la organización de proyectos, coordinación de trabajo, o reuniones. Además, cuenta con la integración de diferentes canales, tanto para proveedores como socios y facilita el uso de herramientas externas como Google Drive, Calendar, Salesforce u Outlook.

Whereby. La mejor opción para mantener reuniones a través de vídeo y desde cualquier navegador (incluso móvil) sin necesidad de descargar una aplicación. Para asistir a las reuniones no es necesario iniciar sesión, aunque sí para organizarlas, pero es una opción rápida y sencilla. En estas reuniones se permite hasta 50 participantes e incluye funcionalidades como compartir pantallas o grabación.

Cisco Webex. Permite su integración con otras aplicaciones como Trello o Microsoft Teams. Compuesta de diferentes herramientas que abarcan desde trabajo en equipo con funciones propias de mensajería, videollamada, uso compartido de archivos y pizarra (Teams), llamadas de conferencia en la nube (Callings) y reuniones de trabajo online (Meetings).

Tick Tick. Para optimizar la organización diaria de tareas podemos contar con esta aplicación que permite añadir trabajos que hay que hacer y recibir recordatorios desde el calendario para no perder las fechas de entrega. Facilita el dinamismo a la hora de trabajar gracias a que se puede compartir listas de tareas con otros miembros y agregar comentarios a las mismas. La gran ventaja es que se sincroniza con multitud de dispositivos, incluidos smartwatches.

Y, por supuesto, ¡no hay que olvidar el CRM! Con Teamleader estará todo bajo control, tanto en gestión de proyectos, facturación, soporte y gestión de incidencias. Esta aplicación se centra más en la relación con los clientes que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma que se agilice el tiempo empleado para estas funciones.

Por lo tanto, contar con un plan estratégico de comunicacion interna ayudará a las empresas a:

  • Informar a los empleados acerca de los objetivos de su organización o una iniciativa específica.
  • Permitirles tomar medidas acordes a las circunstancias, la realidad o los cambios.
  • Darles toda la información necesaria para alcanzar esos objetivos.
  • Y, como beneficio global, una buena ejecución de la estrategia hará incrementar en un 36% el rendimiento general de una empresa, según afirma el estudio ‘Dentro de la comunicación interna: innovaciones para un nuevo futuro’ de Melcrum.

Si tu empresa todavía no cuenta con un plan de comunicación interna, ¿a qué esperas?

SOBRE EL AUTOR

Sandra Castillo

Ejecutiva de cuentas

Nunca sale de casa sin un bolígrafo en el bolso. De mente inquieta y pasos ágiles siempre estará allí donde haya algo que comunicar. Amante del buen café, los libros y las grandes historias.

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